Claves para sacar el máximo provecho al CRM y cumplir con la legislación RGPD

Muchas empresas alrededor del mundo se están preparando para la llegada del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Para muchas organizaciones, la incorporación inminente de esta legislación y los cambios que implica traen consigo una sensación de inquietud. Sin embargo, si se cuenta con una buena preparación y un software CRM fiable, estos cambios se deben ver como una oportunidad para obtener un control más exhaustivo del uso de los datos, lo que permitirá aprovechar de una forma más eficaz los beneficios potenciales que existen, tanto para las empresas, como para los clientes. El RGDP, cuyo objetivo consiste en proteger los derechos de los ciudadanos en relación al tratamiento de sus datos personales, entra en vigor el 25 de mayo de 2018. Esta nueva legislación unificará las distintas regulaciones existentes en los estados miembros de la UE, ofreciendo una mayor protección de datos en toda la región. Todas las organizaciones que procesan datos personales de ciudadanos de la UE están obligadas a cumplir con la legislación, independientemente de donde estén establecidas. No cumplir con el nuevo reglamento dará lugar a multas de 20€ millones o el 4% de su facturación global, dependiendo de cuál sea la cifra mayor. El objetivo principal del RGPD es proporcionar a los individuos más derechos en lo relativo a sus datos personales. Algunos de los cambios introducidos permiten a los clientes solicitar cualquier información relativa a sus datos personales registrados en la empresa, y les proporcionan el derecho a su rectificación, supresión y objeción, entre otros. Además, si una persona decide realizar una solicitud, existe un nuevo requisito que obliga a las empresas a responder ‘sin demora’. SugarCRM está introduciendo nuevas actualizaciones de su software que contienen mejoras de CRM esenciales para la protección de datos y la privacidad. Las actualizaciones surtirán efecto en el próximo lanzamiento, que tendrá lugar en primavera, a finales de abril. Estas mejoras te ofrecerán la infraestructura perfecta para ejecutar y consolidar las iniciativas RGPD, y te proporcionarán una ventaja competitiva al habilitar una mejor experiencia del cliente.

Cómo sacar partido de la nueva normativa de protección de datos

Un sistema CRM de calidad debe proporcionar capacidades que vayan más allá de simplemente recopilar datos. El uso de un sistema CRM como Sugar para cumplir con la normativa RGPD, permite administrar los procesos y procedimientos que se convertirán en una parte imprescindible del funcionamiento diario del negocio. Esta es la oportunidad perfecta para proporcionar a tus clientes una mejor experiencia de usuario.

Cómo puede un software CRM ayudarte a cumplir con la legislación RGPD

Un buen sistema CRM te ayuda fácilmente a cumplir todos los requisitos RGPD, tanto los que solo debes observar una vez, como aquellos que persisten durante el uso continuo de los datos de tus clientes. La infraestructura de tu sistema CRM también te puede ayudar con una de las cuestiones importantes señaladas en el Artículo 12 de la nueva normativa, la cual gira en torno a proporcionar información, comunicación y métodos para los controladores y procesadores de datos de manera transparente. Esto ayuda tanto a los procesadores como a los controladores de datos a respaldar los derechos de los individuos al inicio del proceso y de forma continua. Además, SugarCRM permite a las empresas realizar este proceso de una manera eficiente y oportuna, lo que facilita a la empresa responder dentro del marco de tiempo de un mes desde la solicitud del cliente.

Evita la duplicidad de datos en múltiples sistemas

Es importante recordar que el CRM es tan solo uno de los sistemas que procesan datos personales. La infraestructura del sistema SugarCRM es perfecta tanto para satisfacer muchos de los requisitos RGPD en cuanto al uso de datos personales, como para afianzar las nuevas directrices en otros sistemas informáticos internos. Esto evita la duplicación de esfuerzos a través de varios sistemas, asegurando que cuando se responda a la petición legal de los datos de un individuo, se le proporciona una respuesta coherente y consolidada.

Proporciona explicaciones sencillas de los procedimientos

Un sistema CRM efectivo también debe facilitar procesos que expliquen cómo se utilizan los datos personales, mediante una razón permisible dada en el Artículo 6. Dentro del sistema CRM, se pueden enlazar las transacciones particulares de cada individuo que declaran qué datos se han obtenido y a través de qué permisos, junto con copias de registros, su fecha y hora, permitiendo a las empresas ofrecer a sus clientes una clara explicación del procedimiento.

Establece procesos de control

Algunos de los nuevos derechos de los individuos, que se exponen en el capítulo 3 del RGPD, exigen a las empresas ser más transparentes en lo relativo al procesamiento de los datos de los usuarios. En el Artículo 17 se expone el derecho de los usuarios a borrar y suprimir sus datos. Muchos creen que este es un elemento particularmente complejo de la nueva regulación. Sin embargo, gracias a las nuevas funcionalidades de SugarCRM, los clientes podrán enviar solicitudes de supresión de datos que se podrán procesar de una forma eficiente cumpliendo con el RGPD. Además, el nuevo módulo de privacidad de datos de Sugar permite a los usuarios CRM gestionar todas las peticiones de privacidad desde una ubicación oportuna. Aunque esta nueva responsabilidad requiera que los gestores de privacidad de datos adopten un nuevo rol en el entorno CRM, Sugar facilita la transición, proporcionando una plataforma accesible y fácil de usar para el proceso.

Los beneficios que proporciona en la relación con los clientes

Todas estas capacidades en conjunto te proporcionan la mayor ventaja de asegurar que tu CRM cumple con el RGPD: una mayor transparencia, confianza y reciprocidad. Es importante que informes a tus clientes de lo que planeas hacer con sus datos y por qué. Cuéntales que tu organización les ayudará a encontrar lo que buscan de una forma más rápida, les hará mejores recomendaciones, y les mantendrá actualizados en todo momento sobre lo que necesitan saber, al mismo tiempo que les ofrece el mejor precio posible. Tus clientes tendrán en cuenta tu esfuerzo por hacer que esta información sea más accesible, y te corresponderán dándote los permisos que buscas. Esta ‘reciprocidad de información’ es exactamente lo que necesitas para satisfacer los requisitos más exhaustivos del consentimiento de uso y administración de datos. Teniendo esto en cuenta, las organizaciones deben revisar su política de privacidad de datos. Si esta política fuese atractiva, interesante, comprensible y proporcionase un elemento diferenciador, los clientes reconocerían al instante el beneficio personal. Esto es lo que debes hacer, en lugar de simplemente satisfacer la nueva normativa. Por ejemplo, puedes reescribir los permisos con un nuevo enfoque, como una manera de fomentar las relaciones con los clientes. La nueva normativa RGPD, que entra en vigor en mayo de 2018, tendrá un profundo impacto en la gestión de los datos de los clientes. Por esta razón, y por las enormes multas a las que se enfrentarán si no satisfacen los requisitos, no cumplir con la normativa puede afectar muy negativamente a las organizaciones. Sin embargo, con un buen software CRM es fácil actualizar los sistemas y utilizar la estandarización de las normas a favor de tu empresa. SugarCRM permite a las organizaciones administrar y cumplir con los requisitos RGPD en todos los sistemas de una forma eficiente, a través de regímenes integrados y herramientas para administrar fácilmente las solicitudes y los datos personales de los clientes sin problemas. SugarCRM no solo proporciona tranquilidad a tu empresa en cuanto al cumplimiento de la normativa RGPD, sino que también te ofrece oportunidades únicas para mejorar tu relación con los clientes, estableciendo comunicación clara y transparente que fomente la ‘reciprocidad de información’, confianza y lealtad.